Είστε επαγγελματίας και δεν μπορείτε να διαχειριστείτε τον όγκο των εισερχόμενων κλήσεων, των e-mails σας και των ραντεβού σας; Θέλετε να φύγετε διακοπές ή να συμμετάσχετε σε ένα συνέδριο χωρίς να φοβάστε ότι θα χάσετε σημαντικά επαγγελματικά τηλεφωνήματα; Πρέπει να κάνετε πολλές κλήσεις στους πελάτες σας, για να τους ενημερώσετε για τη νέα σας υπηρεσία, αλλά δεν μπορείτε να έχετε in house γραμματέα;
Η μόλις λίγων ημερών εταιρεία Call4you από τη Θεσσαλονίκη, την οποία δημιούργησαν δύο φίλες, η Εύα Σύρπα και η Ράνια Γραμματικοπούλου, απαντά σε όλους αυτούς τους προβληματισμούς, λύνοντας τα χέρια σε γιατρούς, δικηγόρους, μεσίτες, ασφαλιστές, διαιτολόγους, αισθητικούς, τεχνικούς, μικρές ξενοδοχειακές μονάδες, σχολές οδηγών και γενικότερα ελεύθερους επαγγελματίες, που δεν έχουν την πολυτέλεια της δικής τους γραμματείας. Προσφέρει δε μια ευρεία γκάμα υπηρεσιών, από διαχείριση εισερχόμενων και εξερχόμενων κλήσεων μέχρι οργάνωση ραντεβού, δακτυλογράφηση απομαγνητοφωνήσεων και διαχείριση ηλεκτρονικής ή και συμβατικής αλληλογραφίας.
Η εξοικονόμηση ελεύθερου χρόνου, η μείωση του άγχους, ο περιορισμός των λειτουργικών δαπανών, η ανάπτυξη του πελατολογίου και η διατήρηση του υπάρχοντος, η αύξηση της παραγωγικότητας και η αντιστρόφως ανάλογη σχέση κόστους και οφέλους είναι μερικές από τις ωφέλειες της τηλεγραμματείας, όπως σημειώνουν η Εύα και η Ράνια. Ειδικά όσον αφορά στο κόστος, τονίζουν πως είναι πολύ μικρότερο από αυτό που απαιτείται για τη διατήρηση μιας κανονικής γραμματείας και υπολογίζεται με βάση τον όγκο της εργασίας, ενώ ο επαγγελματίας μπορεί να αξιοποιήσει τις υπηρεσίες όποτε θέλει και για όσο καιρό θέλει.
Η επαφή με τον χώρο της Υγείας και το επιχειρηματικό μεράκι
Οι δύο φίλες, με πολύχρονη εμπειρία στον χώρο της Υγείας -η Εύα ήταν επί 19 χρόνια ιατρική επισκέπτρια και η Ράνια βοηθός φαρμακείου, αλλά και γραμματέας σε μεγάλο ιατρικό κέντρο της Θεσσαλονίκης- ήθελαν να δημιουργήσουν κάτι δικό τους, που να τους γεμίζει και να βοηθά ταυτόχρονα τους άλλους. Κάποια στιγμή η Ράνια, καλώντας έναν γιατρό στο τηλέφωνο άκουγε συνεχώς τον ήχο του κατειλημμένου, ενώ ήξερε πως ο συγκεκριμένος δεν διέθετε ούτε γραμματέα ούτε τηλεφωνικό κέντρο. Ψάχνοντας ανακάλυψε τη γραμματεία από απόσταση και μαζί με τη Ράνια αποφάσισαν να κάνουν τη δική τους προσπάθεια στο εν λόγω πεδίο, βλέποντας την τάση αυτή να εξαπλώνεται στο εξωτερικό.
«Σε μια εποχή που η ανάγκη για αποδοτική διαχείριση του χρόνου, αλλά και των διαθέσιμων πόρων είναι επιτακτική, οι υπηρεσίες που προσφέρει η Call4you καλύπτουν την απαιτητική καθημερινότητα των επαγγελματιών και των επιχειρήσεων με ποιότητα, ασφάλεια και αποτελεσματικότητα» λέει στη Voria.gr η Εύα Σύρπα.
Τονίζει δε πως όλες οι κλήσεις απαντώνται, καμία δεν χάνεται, ενώ ο πελάτης έχει άμεση ενημέρωση μέσω μηνυμάτων, ώστε να μπορεί να ανταποκριθεί την ίδια στιγμή σε επείγουσες κλήσεις, εφόσον το κρίνει απαραίτητο. Για παράδειγμα ένας οδοντίατρος που βρίσκεται στο μέσο μιας επέμβασης, μπορεί να έχει εικόνα του τι συμβαίνει με τα αιτήματα των ασθενών του, χωρίς να σηκώσει ο ίδιος το τηλέφωνο εκείνη τη στιγμή. «Ακόμα κι αν κάποιες εισερχόμενες κλήσεις δεν απαντηθούν αμέσως, επειδή διαχειριζόμαστε άλλες, αμέσως μετά θα καλέσουμε, ώστε να μην χαθεί ούτε μία» εξηγεί η Εύα Σύρπα.
Το πρώτο feedback που έχουν οι δύο φίλες για τις υπηρεσίες της Call4you είναι θετικό, με τις περισσότερες κρούσεις να προέρχονται από γιατρούς και ασφαλιστές. Μάλιστα, λίγο πριν δημιουργήσουν την επιχείρησή τους η Εύα και η Ράνια πέρασαν από το VentureGarden του ACT, όπου και η ιδέα τους πήρε σάρκα και οστά.