του Δημήτριου Τσακνάκη, Director, Technology Advisory, PwC Greece
Η εποχή του απλού ψηφιακού μετασχηματισμού έχει παρέλθει, παραχωρώντας τη θέση της σε μια νέα εποχή επιχειρηματικής επανάστασης, όπου η Τεχνητή Νοημοσύνη (AI) δεν είναι απλώς ένα εργαλείο, αλλά ο καταλύτης της συνολικής δραστηριότητας των επιχειρήσεών μας.
Οι οργανισμοί και επιχειρήσεις βρίσκονται πλέον αντιμέτωπες με την επιτακτική ανάγκη ενός ολοκληρωτικού μετασχηματισμού, ο οποίος δεν περιορίζεται στην απλή ψηφιοποίηση διαδικασιών. Πρόκειται για μια βαθιά αναδιάρθρωση που τροφοδοτείται και ενισχύεται από την Τεχνητή Νοημοσύνη (AI), επαναπροσδιορίζοντας κάθε πτυχή της επιχειρηματικής λειτουργίας. Από την πρόβλεψη ζήτησης και τη βελτιστοποίηση αποθεμάτων μέσω προηγμένων αλγορίθμων μηχανικής μάθησης, έως την εξατομικευμένη εξυπηρέτηση πελατών με chatbots AI και την αυτοματοποίηση πολύπλοκων διαδικασιών λήψης αποφάσεων, το AI μεταμορφώνει ριζικά τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις λειτουργούν, ανταγωνίζονται και δημιουργούν αξία. Αυτός ο μετασχηματισμός δεν είναι απλώς τεχνολογικός, αλλά απαιτεί μια ολιστική αναθεώρηση της εταιρικής κουλτούρας, των δεξιοτήτων του ανθρώπινου δυναμικού και των επιχειρηματικών μοντέλων, προετοιμάζοντας τις επιχειρήσεις για ένα μέλλον όπου η ευελιξία, η καινοτομία και η συνεχής μάθηση θα αποτελούν τους ακρογωνιαίους λίθους της επιτυχίας.
Ποια είναι τα εμπόδια;
Στο επίκεντρο αυτού του μετασχηματισμού βρίσκονται τα σύγχρονα συστήματα ERP, τα οποία, εμπλουτισμένα πλέον με λειτουργίες AI, προσφέρουν πρωτοφανείς δυνατότητες για βελτιστοποίηση, πρόβλεψη και αυτοματοποίηση. Ωστόσο, πολλές οικογενειακές επιχειρήσεις στη Βόρεια Ελλάδα εξακολουθούν να διστάζουν να υιοθετήσουν αυτές τις προηγμένες λύσεις, αντιμετωπίζοντας μια σειρά από προκλήσεις που ξεπερνούν τα όρια της απλής τεχνολογικής αναβάθμισης.
Οι επιχειρήσεις αυτές συχνά προβληματίζονται για το υψηλό κόστος εφαρμογής, την πολυπλοκότητα των συστημάτων και τη δυσκολία προσαρμογής τους στις ιδιαίτερες ανάγκες τους. Επιπλέον, η έλλειψη εξειδικευμένου προσωπικού για τη διαχείριση τέτοιων συστημάτων, ο φόβος διατάραξης των υφιστάμενων διαδικασιών και η αβεβαιότητα σχετικά με την απόδοση της επένδυσης αποτελούν σημαντικά εμπόδια. Παράλληλα, η πληθώρα διαθέσιμων λύσεων στην αγορά δυσχεραίνει την επιλογή της κατάλληλης πλατφόρμας ERP, ενώ η ανησυχία για την ασφάλεια των δεδομένων σε cloud-based λύσεις προσθέτει επιπλέον προβληματισμούς. Ωστόσο, παρά τις προκλήσεις, τα οφέλη από την εφαρμογή ενός σύγχρονου ERP συστήματος είναι αδιαμφισβήτητα και μπορούν να μεταμορφώσουν τον τρόπο λειτουργίας μιας επιχείρησης.
Τα παραπάνω είναι γνωστά και κατανοητά από τα στελέχη και τους ανθρώπους-κλειδιά που καλούνται να πάρουν ή να εισηγηθούν την αλλαγή ενός ERP συστήματος. Υπάρχουν μια σειρά από ερωτήματα που οφείλουμε να απαντήσουμε δομημένα και βασισμένα σε δεδομένα και όχι σε υποθέσεις εργασίας:
- Μπορεί η μελλοντική λύση να καλύψει τις εξειδικευμένες ανάγκες της εταιρείας μας;
- Έχω διαθέσιμα resources για να ασχοληθούν με το έργο αλλαγής ERP, επιπλέον των καθημερινών τους λειτουργιών;
- Ποια είναι η αξία που θα αποκομίσουμε εν τέλει; Θα φανεί στις χρηματορροές μας;
- Υπάρχουν οι επαγγελματίες εκεί έξω να μας υποστηρίξουν πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εφαρμογή του νέου συστήματος;
Προφανώς και οι απαντήσεις δεν είναι εύκολες. Απαιτούν προσπάθεια και συνεργασία πολλών μερών για να απαντηθούν με το σωστό τρόπο και βασισμένο στις ανάγκες της εκάστοτε εταιρείας, διαφορετικά θα αποτελούν γενικές παρατηρήσεις «ακαδημαϊκής φύσεως».
Ποια είναι λοιπόν η προσέγγιση;
Για τις εταιρείες που σκέφτονται να προχωρήσουν σε αλλαγή ERP, η προσέγγιση που πρέπει να ακολουθηθεί πρέπει να περιλαμβάνει την κάτωθι σειρά των πραγμάτων:
1. Κατανόηση της γενικής επιχειρησιακής στρατηγικής της εταιρείας (π.χ. εισαγωγή νέων προϊόντων, είσοδος σε νέες αγορές, εξαγορές κλπ.) και καθορισμός των λειτουργιών που θα αποτελέσουν τους διαφοροποιητικούς παράγοντες για την εταιρεία όπως π.χ. Διαχείριση αποθήκης, Διαχείριση Παραγωγής, Διαχείριση παραγγελιοληψίας, άλλο.
2. Καθορισμός της περιμέτρου του ERP και κατανόηση των αναγκών που θα καλυφθούν από αυτό. Είναι κρίσιμο να αξιολογηθούν οι υφιστάμενες διαδικασίες και να καθοριστούν σαφείς στόχοι για το νέο σύστημα. Αυτό προϋποθέτει και την κατανόηση της υφιστάμενης αρχιτεκτονικής και αναγνώριση κενών / προβλημάτων σε παρεμφερή ή συμπληρωματικά συστήματα.
3. Δομημένη αξιολόγηση λύσεων που θα εξετάζει
Business fit: Λειτουργική αξιολόγηση απαιτήσεων για την κάλυψη των επιχειρησιακών αναγκών.
Technical fit: Τεχνική αξιολόγηση απαιτήσεων με βάση τη συνολική αρχιτεκτονική της εταιρείας.
Vendor profile: Αξιολόγηση της αξιοπιστίας και εμπειρίας του προμηθευτή.
Κόστος: Αναγνώριση των αντικειμένων κόστους όπως άδειες χρήσης, κόστος υλοποίησης, κόστος συντήρησης, κόστος διασύνδεσης, κόστος φιλοξενίας σε παρόχους υποδομής (π.χ. cloud) και κατάρτιση κοστολογικής άσκησης χωρισμένη σε CapEx / OpEx.
4. Εμπεριστατωμένη και ιδανικά ποσοτικοποιημένη ανάλυση οφελών, λαμβάνοντας υπόψιν παραμέτρους όπως:
- Αύξηση παραγωγικότητας υπαλλήλων
- Μείωση κόστους διαχείρισης αποθεμάτων
- Μείωση χρόνου κλεισίματος περιόδου
- Μικρότεροι χρόνοι εκτέλεσης παραγγελιών
- Αύξηση χρηματορροής
Είναι σημαντικό να τονιστεί ότι οι παραπάνω οδηγοί αξίας θα πρέπει να μετασχηματιστούν σε κατάλληλα KPIs. Αυτά τα KPIs θα επιτρέψουν στην εταιρεία να παρακολουθεί συστηματικά την πρόοδό της και να αναγνωρίζει την πραγματική αξία που αποκομίζει ο οργανισμός από την υλοποίηση του ERP.
Εξερευνήστε τις δυνατότητες μέσω demo
Ένα κρίσιμο βήμα στη διαδικασία επιλογής ενός συστήματος ERP είναι η παρακολούθηση δοκιμαστικών επιδείξεων (demos) από τους υποψήφιους προμηθευτές. Αυτές οι επιδείξεις προσφέρουν μια ρεαλιστική εικόνα των προτεινόμενων λύσεων σε πραγματικό χρόνο, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να αξιολογήσουν την εμπειρία χρήστη και τη λειτουργικότητα του συστήματος.
Η εμπειρία έχει δείξει ότι οι εταιρείες που δεν έχουν σαφή εικόνα της εμπειρίας χρήστη συχνά διστάζουν να προχωρήσουν στη λήψη απόφασης, ακόμη και όταν οι ποσοτικές αναλύσεις υποδεικνύουν την καταλληλότητα μιας συγκεκριμένης λύσης. Η άμεση αλληλεπίδραση με το σύστημα μέσω των demos μπορεί να άρει αυτούς τους δισταγμούς, παρέχοντας την απαραίτητη εμπιστοσύνη για τη λήψη μιας τεκμηριωμένης απόφασης.
Η επιλογή
Η επιλογή και υλοποίηση ενός συστήματος ERP αποτελεί μια πολύπλοκη διαδικασία με πολλαπλές παραμέτρους. Για την επιτυχή ολοκλήρωση αυτού του εγχειρήματος, είναι απαραίτητη η προετοιμασία μιας εμπεριστατωμένης εισήγησης προς τη Διοίκηση.
Αυτή η εισήγηση θα πρέπει να περιλαμβάνει όχι μόνο τα αποτελέσματα των τεχνικών αξιολογήσεων και των δοκιμαστικών επιδείξεων, αλλά και μια δομημένη αναφορά που:
- Αναδεικνύει με σαφήνεια την αξία της επένδυσης για τον οργανισμό.
- Παρουσιάζει αναλυτικά δεδομένα που υποστηρίζουν την προτεινόμενη λύση.
- Αναλύει τους πιθανούς κινδύνους και προτείνει στρατηγικές μετριασμού τους.
- Παρέχει ένα λεπτομερές χρονοδιάγραμμα υλοποίησης και ορόσημα.
- Προσφέρει μια ολοκληρωμένη ανάλυση κόστους-οφέλους.
Η συγκέντρωση και παρουσίαση όλων αυτών των στοιχείων σε μια συνεκτική αναφορά είναι καίριας σημασίας. Παρέχει στους βασικούς εμπλεκόμενους (stakeholders) όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να λάβουν μια τεκμηριωμένη και στρατηγική απόφαση.
Αρκεί όμως η εμπεριστατωμένη απόφαση αλλαγής;
Η υιοθέτηση ενός σύγχρονου ERP συστήματος είναι μια στρατηγική επένδυση που, όταν υλοποιείται σωστά, μπορεί να οδηγήσει σε σημαντική βελτίωση της αποδοτικότητας και ανταγωνιστικότητας της επιχείρησης στη σύγχρονη αγορά.
Ωστόσο, η επιτυχία του εγχειρήματος εξαρτάται από ορισμένους κρίσιμους παράγοντες:
1. Σταδιακή και Προσεκτική Εφαρμογή: Η υλοποίηση του νέου συστήματος πρέπει να γίνει με προσεκτικά σχεδιασμένα βήματα. Ξεκινώντας από τις πιο κρίσιμες λειτουργίες, η επιχείρηση μπορεί να ελαχιστοποιήσει τις διαταραχές στην καθημερινή λειτουργία και να εξασφαλίσει την ομαλή μετάβαση. Αυτή η προσέγγιση επιτρέπει επίσης την έγκαιρη αντιμετώπιση τυχόν προβλημάτων και την προσαρμογή του πλάνου υλοποίησης όπου χρειάζεται.
2. Αποτελεσματική Διαχείριση Αλλαγής (Change Management): Η επιτυχής υλοποίηση ενός ERP απαιτεί μια ολοκληρωμένη στρατηγική διαχείρισης αλλαγής. Αυτό περιλαμβάνει την ενεργό συμμετοχή της ανώτατης διοίκησης, την επικοινωνία του οράματος και των στόχων σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού, και την παροχή επαρκούς εκπαίδευσης και υποστήριξης στους εργαζομένους. Η δημιουργία μιας κουλτούρας που αγκαλιάζει την αλλαγή και την καινοτομία είναι κρίσιμη για την επιτυχή υιοθέτηση του νέου συστήματος.
3. Διαθέσιμη Υποστήριξη: Η καθοδήγηση από εξειδικευμένους συμβούλους αποτελεί κρίσιμο παράγοντα επιτυχίας στην υλοποίηση και μακροπρόθεσμη αξιοποίηση ενός ERP συστήματος. Οι σύμβουλοι, με την πολύτιμη εμπειρία τους, συμβάλλουν στην αποφυγή κοινών παγίδων και στην εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών, λειτουργώντας παράλληλα ως γέφυρα μεταξύ όλων των εμπλεκόμενων μερών. Το κλειδί, ωστόσο, βρίσκεται στη διασφάλιση ενός ευρέος δικτύου τεχνικών συμβούλων που όχι μόνο θα καθοδηγήσουν την αρχική υλοποίηση, αλλά θα παραμείνουν διαθέσιμοι για υποστήριξη καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του συστήματος. Αυτή η συνεχής παρουσία εξειδικευμένων συμβούλων εγγυάται τη μακροπρόθεσμη επιτυχία και τη βέλτιστη αξιοποίηση της επένδυσής σας σε κάθε στάδιο της πορείας του ERP.
Η προσεκτική εφαρμογή αυτών των παραγόντων, σε συνδυασμό με μια ξεκάθαρη στρατηγική και δέσμευση από τη διοίκηση, μπορεί να μετατρέψει την υλοποίηση ενός νέου ERP συστήματος από μια πρόκληση σε μια ευκαιρία για ουσιαστικό μετασχηματισμό και ανάπτυξη της επιχείρησης. Οι οικογενειακές επιχειρήσεις της Βόρειας Ελλάδας, αξιοποιώντας αυτές τις προσεγγίσεις, μπορούν να ξεπεράσουν τους αρχικούς δισταγμούς τους και να εκμεταλλευτούν πλήρως τα οφέλη που προσφέρει ένα σύγχρονο ERP σύστημα, θέτοντας ισχυρές βάσεις για το μέλλον τους στην ψηφιακή εποχή.